Das sind die 10 wichtigsten Gründe für das IT Outsourcing

Wenn Sie es noch nicht durchgeführt haben, kommt die Frage in Ihrem Unternehmen vermutlich häufig auf: Sollen Sie das IT Outsourcing jetzt vornehmen? Viele Unternehmen sind den Weg mit Comvenis bereits gegangen. Hier finden Sie die zehn wichtigsten Gründe, die dafür sprechen.

1. Planbare Kosten

Die bessere Planung der Ausgaben für die IT ist eines der entscheidenden Argumente für das Outsourcing. Der Provider übernimmt Upgrades der Hardware und Updates der Software sowie erforderliche Wartungen und die dabei entstehenden Kosten. Letztere gibt er an Ihr Unternehmen in Form von Gebühren weiter. Der Provider weiss, welche Kosten üblicherweise entstehen, und legt seine Gebührenstruktur entsprechend fest.

Was das für Sie als Kunden bedeutet? Sie wissen bereits vor Inanspruchnahme der Dienstleistung, welche Kosten monatlich und jährlich einzuplanen sind. Das ist bei einer selbst betriebenen IT anders. Hier entstehen immer wieder unvorhersehbare Kosten, zum Beispiel für plötzlich erforderliche Investitionen. Anhand der Tarife des IT-Providers sehen Sie auch, wie sich die Kosten entwickeln, wenn Ihr Geschäft wächst.

Dies vereinfacht ausserdem die strategische Planung. Für Unternehmen ist es wichtig, die zukünftigen Kosten möglichst präzise zu kennen. In der IT sorgt dies immer wieder für Probleme. Die mittelfristige Kostenvorhersage ist schwer, denn sie hängt von zahlreichen Faktoren ab.

Da ist zum einen der Bedarf. Dieser ist in grossen Teilen von der Entwicklung des Unternehmens abhängig. Ein Wachstum erhöht den Investitionsbedarf in die IT. Auch ein Schrumpfen sorgt für Probleme. Dann sind überdimensionierte Systeme vorhanden, deren laufende Kosten sich nicht senken lassen.

Zum anderen entscheidet auch der technische Fortschritt, der jedoch ebenfalls schwer planbar ist. In der schnelllebigen IT-Welt gibt es regelmässig neue Technologien. Diese entwickeln sich rasant zum Standard. Wer nicht investiert und erneuert, wird von der Konkurrenz überholt.

2. Kein Wartungsaufwand

Es ist nicht zu unterschätzen, welcher Aufwand bei der Wartung einer IT entsteht. Betreiben Sie Ihre eigene IT-Infrastruktur im Unternehmen, müssen Sie Ressourcen dafür zur Verfügung stellen. Zudem können sich komplizierte technische Probleme ergeben, die ohne externe Expertise nicht lösbar sind.

Ein weiterer Punkt betrifft die Wartungskosten. Diese zeigen sich auf unterschiedliche Art und Weise – etwa in der Form von Lohnkosten für Mitarbeiter in der IT. Diese sind mit dem Support und der Wartung beschäftigt. Lokale Systeme erhöhen den Aufwand für diese Aufgaben enorm.

Selbst wenn Sie die Wartung und den Support Ihrer lokalen IT-Infrastruktur outsourcen, sorgt dies für unpraktische Situationen. Oftmals können Dienstleister Probleme über eine Remote-Verbindung lösen. Dann sind die Ausfallzeiten meist relativ kurz. Dennoch erzeugen solche Lösungen laufende Kosten, die durch die Anzahl lokaler Systeme weiter steigen.

Externe Support-Mitarbeiter kennen Ihre Systeme und die Netzwerkstrukturen nicht. Somit vergeht Zeit, bis sie sich zurechtfinden. In dieser Zeit stehen zumindest Teile Ihrer IT still, sodass auch Ihre Mitarbeiter oder Kunden die Dienste nicht nutzen können.

Noch problematischer wird dies bei sehr spezieller, individueller Software oder angepassten Plattformen. Dies stellt Ihre IT vor noch grössere Probleme. Eine Wartung oder schnelle Problemlösung ist meist nur möglich, wenn die Personen mit der Plattform vertraut sind.

Beim IT Outsourcing müssen Sie sich um keine dieser Fragen kümmern. Alle Wartungen nimmt der Provider in seinem Rechenzentrum bzw. in seinen Rechenzentren vor. Die entsprechenden Vorgänge finden also aus Ihrer Perspektive im Hintergrund statt. Sie beeinträchtigen den Arbeitsalltag mit der Cloud nicht. Zudem sorgt der Provider dafür, dass sich für Sie während der Wartungen keine Ausfallzeiten ergeben.

Die Betreiber dieser Rechenzentren kennen sich ausserdem mit den eigenen Systemen bestens aus. Somit finden Wartungen schnell statt und führen zum gewünschten Ziel. Benötigen Sie externe Hilfe bei Problemen in Ihrer lokalen IT-Infrastruktur, sieht dies anders aus.

3. IT auf dem neuesten Stand

Die Aktualisierung der Hardware und das Aufspielen von Softwareupdates stellt einen der grossen Kostenfaktoren beim Betrieb von IT-Infrastrukturen dar. Lagern Sie die IT aus, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter sich nicht mehr darum kümmern. Das IT Outsourcing stellt sicher, dass Sie immer mit der aktuell verfügbaren Technik arbeiten. Betriebssysteme der neuesten Version gehören ebenso dazu wie moderne Server-Prozessoren und kompatible Schnittstellen auf dem aktuellen Stand der Technik. Das IT Outsourcing stellt die schnelle Umsetzung der neuen Techniken sicher.

Dies betrifft darüber hinaus auch Software. Ein Plattformwechsel auf der lokalen Infrastruktur ist ein riesiges Projekt. Dieses ist zunächst mit Investitionen verknüpft. Dann steht der eigentliche Installationsprozess an. Das bedeutet, dass Server oder Arbeitsplatzrechner temporär nicht zur Verfügung stehen. Alternativ müssen Sie für Ersatz sorgen.

Anders sieht es aus, wenn Sie beispielsweise auf Software as a Service (SaaS) setzen. Bei diesem Modell stellt Ihnen ein IT-Dienstleister sowohl die Infrastruktur als auch die Software bereit. Somit haben Sie immer Zugang zu aktueller Software.

Mit modernen Technologien ist es sogar möglich, den kompletten Arbeitsplatz in die Cloud zu verlagern. Mit Desktop as a Service wird der komplette Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter virtualisiert. Somit ist die lokale Hardware fast irrelevant für die Nutzung. Alle Programme inklusive des Betriebssystems sowie der Anwendungen laufen in der Cloud. Dort befinden sich auch die Ressourcen für die Ausführung der Software.

Damit ist sogar eine regelmässige Aufrüstung der lokalen Workstations nicht mehr notwendig. Die Leistungsfähigkeit der Systeme bei Ihnen vor Ort ist nur noch zweitrangig. Die PCs dienen nur noch als Zugang zum virtuellen Arbeitsplatz.

Das ist gerade für kleine Unternehmen und Start-ups häufig ein besonders grosser Vorteil. Diese sind aufgrund knapper Ressourcen in vielen Fällen nicht in der Lage, die IT regelmässig zu aktualisieren. Wir übernehmen diese Aufgaben für Sie, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

4. Weiterbildungskosten entfallen

Für den Betrieb Ihrer eigenen IT benötigen Sie qualifizierte Mitarbeiter. Das ist ein laufender Prozess, Investitionen in die Weiterbildung Ihres Personals sind unerlässlich. Die Kosten für Mitarbeiter sind hoch, weil Technologien wie Server oder Remote-Steuerungen kompliziert sind. Der einfachere Weg ist das IT Outsourcing. Der IT-Provider kümmert sich um die Weiterbildung seiner Mitarbeiter und die Verwaltung der personellen Ressourcen. Sie sehen nur das Ergebnis einer funktionierenden IT mit jederzeitiger Verfügbarkeit.

Oftmals ist es auch schwer, entsprechend fähiges Personal zu finden. Die Aufgaben im Bereich der IT erfordern einen immer höheren Grad an Spezialisierung. So haben IT-Spezialisten bestimmte Fachgebiete. Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben kaum Zugriff auf Personal mit entsprechenden Spezialfähigkeiten.

Bei IT-Dienstleistern, die sich auf bestimmte Fachbereiche spezialisiert haben, ist ein solches Fachpersonal hingegen vorhanden. Dementsprechend haben Sie über das IT Outsourcing auch Zugriff auf geschulte und erfahrene Spezialisten. Dies macht sich natürlich auch in der Qualität der Dienstleistungen bemerkbar.

Für kleinere Unternehmen ist es heute vielfach nicht mehr leistbar, die Mitarbeiter auf dem aktuellen Wissenstand zu halten. Zu hoch sind mittlerweile die Anforderungen, und zu schnell treten neue Technologien auf dem Markt auf. Umso wichtiger ist es, die eigene IT rechtzeitig auszulagern.

5. Mehr Kapazitäten dank IT Outsourcing

Je weniger Mitarbeiter mit dem Verwalten der IT beauftragt sind, desto mehr Mitarbeiterressourcen setzen Sie frei. Diese stehen für wichtigere Projekte zur Verfügung. Spezialisierte IT-Unternehmen stellen Ihnen alle Mitarbeiter und deren Arbeitsleistung bereit, die Sie für die IT-Infrastruktur benötigen. Es ist nicht erforderlich, Kräfte im eigenen Unternehmen dafür zu binden. Die Kapitalbindung ist insgesamt minimal.

Auf diese Weise sparen Sie ausserdem Platz in Ihrem Unternehmen. Die immer anspruchsvolleren IT-Systeme benötigen eigene Räumlichkeiten. Ein Serverraum muss ausserdem entsprechende Vorschriften und Bedingungen erfüllen. Nur so sind die Daten vor unbefugtem Zugang und Feuer sowie anderen Naturkatastrophen geschützt. Oftmals ist auch eine Kühlung erforderlich, die mit Klimaanlagen sichergestellt wird.

Auch das IT-Personal, das die Server verwaltet, benötigt eigene Räumlichkeiten. Somit steigen die Anforderungen an Ihren Platzbedarf. Mit dem IT Outsourcing sparen Sie sich diesen Aufwand. So sind Sie flexibel in der Wahl Ihrer Räumlichkeiten und können Ihre Ressourcen für das Tagesgeschäft aufwenden.

6. Hohe Skalierbarkeit

Eine der grössten Herausforderungen in der IT besteht in der Anpassung an sich verändernde Anforderungen. Die lokale IT skaliert in der Regel schlecht. Häufig sind zusätzliche Investitionen erforderlich, und es ergeben sich Umrüstzeiten. Wenn bei Ihrem Unternehmen der Bedarf an IT-Ressourcen zunimmt, lohnt sich das IT Outsourcing besonders. Herausfordernd ist auch ein schwankender IT-Bedarf. Sind häufig Anpassung der Nutzungsintensität nach oben und unten gegeben, belastet das die Mitarbeiter in der IT stark. Hier ist es besser, die benötigte Leistung flexibel beim Provider einzukaufen.

Solche Anpassungen an der Leistung von Cloud-Plattformen sind auch sehr kurzfristig möglich. Dies ist eine weitere Stärke des IT Outsourcings. Es erleichtert die Planung in Ihrem Unternehmen. Bei Bedarf erhöhen Sie einfach kurzfristig die Leistung. Dies ist in der Regel bei allen Cloud-Lösungen möglich. Eine Skalierung von Speicherplatz, Rechenleistung oder der Nutzeranzahl ist bei Comvenis meist kein Problem.

Zu den weiteren Vorteilen der Infrastruktur in der Cloud gehört der hohe Grad an Skalierbarkeit. Im Gegensatz zu lokalen Systemen sind Server in der Cloud fast grenzenlos skalierbar. Dies gelingt mit technischen Kniffen wie virtuellen Servern, Containern oder dem Loadbalancing. Somit ist es möglich, Systeme in der Cloud zu schaffen, die deutlich mehr Leistung besitzen als ein lokaler Server.

Sie buchen monatlich immer nur die Ressourcen, die Sie wirklich benötigen. Bei Leerläufen müssen Sie wiederum keine hohen Fixkosten für die IT tragen. Der IT-Provider hält Reserven verfügbar, um flexibel auf Ihren Bedarf zu reagieren. Wir kümmern uns darum, dass Sie von einer IT mit perfekter Skalierbarkeit für Ihre Geschäftstätigkeit profitieren.

7. Höhere Compliance

Beim Aufbau der IT und der Speicherung von Daten (zum Beispiel Ihrer Kunden) stellen sich heute komplizierte Compliance-Fragen. Die Anforderungen steigen und damit der Druck, dieses Problem abzuwälzen. Das IT Outsourcing ist die ideale Lösung. Denn das rechtskonforme Verhalten muss der IT-Provider mit seinem Angebot sicherstellen. Der IT-Dienstleister verfügt über die Erfahrung und die Fachkenntnisse, die Compliance seiner IT zu gewährleisten. Er kennt alle relevanten Vorschriften und Methoden und weiss, wo sich in einer modernen IT die Angriffspunkte ergeben. Das IT Outsourcing ist deshalb so wichtig, damit Sie von diesen Fachkenntnissen und Fähigkeiten profitieren.

Die betrifft insbesondere auch die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union. Seit Mai 2018 ist diese in Kraft. Sie nimmt Unternehmen in die Pflicht, hohe Standards bei der Speicherung und Verarbeitung von Daten zu befolgen.

Mit externen Lösungen müssen Sie sich nicht um die Umsetzung dieser Verordnung kümmern. Alle Daten, die auf der Infrastruktur von Comvenis gespeichert sind, fallen in unseren Verantwortungsbereich. Wir Comvenis nutzen ausserdem Server in der Schweiz, sodass Sie hiesige Gesetzesauflagen erfüllen. Durch das IT Outsourcing erleichtern Sie sich die Verwaltung der Daten und sind gleichzeitig rechtlich abgesichert.

8. Höhere Zuverlässigkeit

Die Ausfallsicherheit ist eine der wichtigsten Anforderungen an eine geeignete IT. Dafür existieren folgende Gründe:

• Kunden und Mitarbeiter benötigen jederzeit Zugriff auf ihre Daten.

• Unterbrechungen der Datenverbindungen kosten wertvolle Arbeitszeit.

• Störungen können in der Praxis hohe Kosten verursachen. Diese gilt es zu vermeiden.

In kleinen Unternehmen ergibt sich das zusätzliche Problem, dass für die IT häufig nur wenige Schlüssel-Mitarbeiter zuständig sind. Fällt davon einer zum Beispiel aufgrund einer Krankheit aus, gefährdet das die Funktionsfähigkeit der IT. Das können sich Unternehmen unabhängig von ihrer Grösse heute nicht mehr leisten. Umso wichtiger ist es, dass Sie das IT Outsourcing rechtzeitig einleiten.

Beim IT Outsourcing zeichnen sich auch die Hardware-Plattformen durch eine hohe Zuverlässigkeit aus. Server stehen in professionellen Rechenzentren. Diese sind direkt an die Knotenpunkte des Internets angebunden. Netzwerkausfälle sind somit fast ausgeschlossen.

Selbst ein Stromausfall beeinträchtigt die Erreichbarkeit Ihrer ausgelagerten Dienste nicht. Rechenzentren verfügen über eigene Systeme für die Stromversorgung. Notstromanlagen überbrücken Stromausfälle sofort und über mehrere Tage hinweg. So können einerseits Ihre Mitarbeiter weiter mit den Systemen arbeiten. Andererseits stehen die Dienste auch Ihren Kunden weiterhin zur Verfügung.

9. Risiken minimieren

Das IT Outsourcing leistet einen entscheidenden Beitrag zur Minimierung von Risiken, die im Zusammenhang mit der IT stehen. Fehlerhafte Entscheidungsfindungsprozesse im Unternehmen führen dazu, dass wertvolle Ressourcen verloren gehen und Mittel eine falsche oder nicht effiziente Verwendung finden. Vielleicht investieren Sie in ein neues Server-Modell, das zu schnell veraltet? Oder Sie kaufen Fortbildungsmassnahmen für Ihre Mitarbeiter, die morgen bereits veraltet sind? In Hinblick auf den Betrieb der IT stehen viele solche und ähnliche Entscheidungen mit hohem finanziellem Risiko an.

Dieses Risiko sollte der IT-Dienstleister für Sie übernehmen. Er kennt die Best-Practices und kann Risiken aufgrund der Grösse seines Kundenstamms viel besser einschätzen. Denn Sie betreiben nur eine IT, der IT-Dienstleister jedoch Dutzende oder Hunderte. Lassen Sie die Profis die IT-Risiken managen.

Ihre Risiken als Unternehmer sinken auch, weil Sie sich nicht an lokale Systeme binden. Server, Programme und eine lokale Infrastruktur erfordern zum einen hohe Investitionen. Zum anderen entstehen so auch laufende Kosten. Diese können Sie nicht einfach skalieren oder beseitigen.

Ganz anders ist es beim Outsourcing der IT-Infrastruktur. Hier sind keine anfänglichen Investitionen nötig. Auch die monatlichen Kosten können Sie reduzieren oder komplett streichen, wenn Sie den Dienst kündigen. Auf diese Weise vermeiden Sie eine Bindung an eine bestimmte Infrastruktur. Die finanziellen Risiken minimieren Sie, was für die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens von zentraler Bedeutung ist.

10. Höhere Sicherheit

Alle Unternehmen, die sich im IT-Umfeld bewegen, beschäftigen sich heute mit dem Thema Cyber-Kriminalität. Selbst kleine Mittelständler bleiben nicht von Attacken verschont. Die Kriminellen entwenden Patente, stören Betriebsabläufe und versuchen, Zugriff auf Konten zu erhalten.

Für die Unternehmen resultiert daraus, dass sie immer mehr Geld in die Sicherheit ihrer IT investieren müssen. Entscheiden Sie sich stattdessen für das IT Outsourcing. Überlassen Sie das Thema IT-Sicherheit dem Provider und damit den Spezialisten.

Die Angebote externer IT-Dienstleister im Bereich der Sicherheit wachsen stetig. Neben reinen Softwarelösungen existieren auch umfassende Dienstleistungen. Diese umfassen beispielsweise ein SOC (Security Operations Center). Darüber erfolgt eine Überwachung des Netzwerks in Echtzeit und rund um die Uhr.

Mit einer solchen externen Lösung erhalten Sie IT-Sicherheit auf einem hohen Niveau. Gerade kleine und mittlere Unternehmen könnten eine derart aufwendige IT-Sicherheit niemals selbst organisieren und finanzieren. Durch das IT Outsourcing stehen Ihnen also Technologien zur Verfügung, die sonst nur Grosskonzerne nutzen.

Viele Unternehmen verfügen nicht über die Mittel, um ausreichend qualifizierte Sicherheitsmitarbeiter zu finden, die die Lücken in der IT schliessen. Wenn Sie die IT extern betreiben, müssen Sie das auch nicht. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu Comvenis auf und erfahren Sie, wie wir Sie beim IT Outsourcing unterstützen!